TÉCNICAS DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL: ENCUESTA

Encuesta

Descripción.

Un investigador recaba en un formulario las respuestas que le proporciona un sujeto, en torno a algunas cuestiones que le va planteando de manera organizada.

Material requerido.

Encuesta.

Tipos de encuesta.

La clasificación de las encuestas se ha basado más que en sus características, en el campo que explora; demográficas; ocupacionales; de consumo; educativas; de actitudes hacia la región, el sexo, la política, etcétera.

Tipo de aplicación

Individual

Destinatarios

Todos los niveles, excepto el directivo y el de mandos medios. Para estos últimos se puede utilizar cuando se desea investigar las necesidades de los subordinados.

Ventajas

•      Permite establecer contacto directo entre investigador y encuestado, con lo cual se vencen algunas resistencias.

•      Hace posible el registro de todas las respuestas.

•      En caso de que el encuestado no entienda las preguntas, éstas pueden replantearse, también se puede proporcionar mayor información si es necesario.

Desventajas

•      Exige casi el mismo tiempo requerido para una entrevista y no posee su flexibilidad.

•      El diseño de la encuesta y su aplicación hacen indispensables conocimientos y habilidades especializados.

•      No es recomendable utilizarla para investigar a unos cuantos sujetos, dado el tiempo que se necesita para elaborarla.

Procedimiento de elaboración de materiales.

•      Para su diseño, las encuestas socioeconómicas exigen una metodología especializada. Las encuestas de DNC pueden elaborarse empleando algunos de los principios utilizados para aquéllas.

•      Por otro lado, en virtud de que la encuesta y el cuestionario tienen similitudes, el procedimiento descrito para éste puede utilizarse.

Procedimientos de aplicación.

•      Confirme la cita con el sujeto encuestado.

•      Preséntese con él en el sitio y hora fijados

•      Explique brevemente los propósitos de la encuesta y resuelva las  inquietudes que el sujeto plantee

•      Formule, una a una, las preguntas y registre las respuestas

•      Reformule las preguntas que no entienda el sujeto

•      Agradézcales su colaboración

•      Registre, al final, algunas observaciones respecto a la actitud del sujeto, en caso de que resulten de utilidad

Recomendaciones.

•      Procure mantener la encuesta dentro de los límites de la información que en ella se pide.

•      Ayude al sujeto a analizarse cuando se le dificulte seleccionar una de varias opciones.

• Asegúrese, hasta donde le sea posible, que las respuestas del sujeto reflejan verdaderamente su opinión.

•      Respete los puntos de vista del sujeto, aun cuando no coincidan con los suyos.

•      No manifieste aprobación o rechazo respecto de las ideas que emite el encuestado.

TÉCNICAS DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL: CUESTIONARIO

Cuestionario

Descripción.

Un sujeto o un grupo responden de manera personal varias preguntas planteadas por escrito, ya sea que escriban sus respuestas en una o en varias líneas, o marquen algún signo convencional (cruz, punto, letra).

Material requerido.

Cuestionario

Tipos de cuestionario

De preguntas abiertas: Los cuestionarios de preguntas abiertas están estructuradas a base de interrogaciones que exigen respuestas amplias de los sujetos (desde varias líneas hasta una página). Las respuestas, cuando se plantea el mismo cuestionario a diferentes personas, adoptan formas variadas y a veces marginales a la pregunta. El análisis de las respuestas resulta, por la razón anterior, complicado.

De preguntas cerradas: Los cuestionarios de preguntas cerradas están formulados, en contraposición a los anteriores, con interrogaciones de respuesta breve (una o varias palabras) o que ameriten la selección de una de varias posibilidades (opción múltiple, falso-verdadero). Estas preguntas se presentan a un rápido análisis, aunque por su tipo de planteamiento se registran las cuestiones que puedan formularse.

Tipo de aplicación

Colectiva, aun cuando pueda aplicarse individualmente; en ese caso, se desperdicia una de sus mejores ventajas.

Número de sujetos.

Hasta 200 simultáneamente, si se dispone de un local adecuado; por lo general, los que pueden acomodarse adecuadamente en un salón.

Destinatarios.

De preferencia los titulares de los puestos a los que se  investiga a los niveles de personal obrero, empleado, técnico y de supervisión para obtener información de sus propias necesidades.

Ventajas.

Es económico, dado que puede aplicarse en una misma sesión a muchos sujetos.

Su administración es relativamente sencilla.

Pueden confeccionarse cuestionarios para explorar las necesidades de puestos completos, de partes de los mismos o de áreas de conocimientos comunes a varios puestos o a toda la empresa.

Desventajas.

No presenta una situación precisamente motivante para los investigados, independientemente de la introducción que se plantee.

No puede usarse en sujetos que tienen problemas de lectura y escritura.

Existen posibilidades de que sean falseadas las respuestas, no sólo inconsistentemente, sino hasta de modo deliberado.

Procedimiento de elaboración.

   • Determine las tareas o áreas de conocimiento que desee investigar.

   • Decida el tipo de preguntas que redactará: de tipo cerrado o abierto.

 • Elabore las preguntas iniciándolas con palabras como: qué, en qué , por qué, cómo, dónde, cuándo, en qué propiedad, cuáles, y dejando el espacio necesario para que sean contestadas.

   • Defina los datos del encabezado que desea conocer y redacte las instrucciones.

  • Revise las preguntas para determinar su claridad, su corrección, y que exploren los aspectos deseados. Haga las modificaciones que estime prudentes.

•         Transcriba a máquina el cuestionario y reprodúzcalo.

Procedimiento de aplicación.

•         Asegure asistencia y condiciones del local.

•         Preséntese oportunamente.

•         Explique los propósitos del cuestionario y atienda dudas y objeciones

•         Distribuya los cuestionarios y lápices, si estos son necesarios

•         Lea los datos del encabezado y cerciórese de que todos los sujetos estén registrando sus respuestas.

•         Lea detenidamente las  instrucciones y de un ejemplo, si resulta pertinente. Pregunte a los sujetos si han comprendido las indicaciones

•         Supervise el trabajo del grupo y auxilia a quienes lo requieran

•         Recoja los cuestionarios y dé las gracias al grupo.

Recomendaciones

•      Procure que las respuestas sean relativamente cortas, en caso de usar preguntas abiertas; el análisis de respuestas largas resulta muchas veces difícil.

•      Plantee preguntas que estén a nivel de conocimiento de los sujetos.

•      No utilice lenguaje rebuscado; presente preguntas directas y sin términos de difícil comprensión.

•      Auxilie a quienes tienen dificultad para escribir sus respuestas.

•      Estimule a los sujetos que no se enfrentan con entusiasmo al cuestionario.

•      Revise los cuestionarios en el momento de recogerlos y pídale a las personas que omitieron datos que esperen durante unos minutos más.

Habilidades requeridas por el investigador.

•      La aplicación del cuestionario es relativamente simple, pero su elaboración implica conocimientos especializados.

TÉCNICAS DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL: OBSERVACIÓN

Observación

Descripción.

Un investigador realiza un examen atento de determinado hecho, situación o comportamiento, en el que esté implicado uno o varios sujetos.

Material requerido.

Guía de observación

Tipos de observación.

q  Sistemática: se define con precisión el hecho a observar, el lugar, la hora y se elabora una guía.

q  Casual: se efectúa esporádicamente, pero se tiene plena conciencia de lo que se observa.

Tipo de aplicación.

Por lo común la observación se refiere a un sujeto, en cuyo caso el registro de información es relativamente más sencillo, pero puede incluir a un grupo.

Número de sujetos.

Desde uno hasta ocho o diez

Destinatarios.

Los titulares de los puestos a quienes se investiga, esto es, que tienen necesidades de capacitación. Esta técnica es valiosa para identificar evidencias generales de problemas, desempeño inadecuado, prácticas de trabajo erróneas.

Ventajas.

Permite registrar hechos reales, no opiniones, como muchas de las técnicas descritas.

Es la única técnica que hace posible el acopio de situaciones que no se pueden reproducir.

Desventajas.

La mera presencia del investigador puede introducir una variable importante para que los sujetos observados dejen de exhibir una conducta natural.

Exige mucho tiempo y habilidades de observación bien desarrolladas.

Proporciona en muchos casos, indicios de necesidades de capacitación (desempeño inadecuado) que ameriten una investigación con otra técnica.

Procedimiento de elaboración de materiales.

Determine con precisión el puesto, tarea (s) o situaciones y sujetos que observará. Escoja una muestra de sujetos si el  número es elevado.

Especifique el sitio y medio ambiente en que se realizará la observación, así como el tiempo estimado que le dedicará.

Desglose para cada área y, si es necesario para cada situación, los hechos específicos que observará. Auxíliese de un supervisor o trabajador que conozca bien la labor, en caso de que sean insuficientes sus conocimientos y consulte manuales, instructivos, etc.

Revise el listado de hechos que serán objeto de estudio, para determinar su claridad y corrección.

Procedimiento de aplicación.

Confirme con el jefe inmediato de él o los sujetos observado (s) el lugar y la hora.

Preséntese en el sitio indicado poco antes de la hora señalada; si cree que es necesario informe a quien (es) observará el propósito que persigue.

Compórtese naturalmente. Permanezca de preferencia en un mismo sitio y en silencio, a no ser que, según su guión, requiera plantear algunas cuestiones.

Registre cuidadosamente los hechos más destacados. Use abreviaturas y letra que pueda reconocer posteriormente: emplee su capacidad de síntesis.

Dé las gracias antes de retirarse, si es pertinente.

Revise sus notas inmediatamente o, a más tardar  al día siguiente, para recordar el informe de la observación.

Pula su guión de observación de acuerdo con las primeras experiencias.

Recomendaciones

Asegúrese del impacto que podrá causar su presencia en los sujetos observados. Si éste cambia sustancialmente el comportamiento de los trabajadores, analice su actuación y determine si es necesario sustituirla por otra técnica.

No incluye deducciones ni interpretaciones al registrar sus observaciones.

Tampoco se altere si los sujetos observados, al percibir su presencia, hacen comentarios.

No interfiera en el área de trabajo a la que llega

Procure pasar desapercibido; seleccione una indumentaria que facilite esto.

No dé opiniones ni prometa algo a los sujetos, en caso de que los llegasen a plantear.

Habilidades requeridas por el investigador

§  La observación es una de las técnicas que exigen un sólido entrenamiento y practica dirigida.

§  Es necesario que el investigador adquiera las destrezas de un buen investigador:

•     Objetividad

•     Paciencia

•     Tacto

•     Capacidad de análisis y de síntesis

•     Percepción en mensajes no verbales

•     Que esté familiarizado por lo menos con la situación que estudiará.

•  Ninguno de estos factores debe descuidarse si se desea obtener provecho de la observación.

TECNICAS DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL: ENTREVISTA

ENTREVISTA

Descripción.
Interrogatorio dirigido por un investigador (entrevistador), con el propósito de obtener información de un sujeto (entrevistado), en relación con un aspecto específico.

Material Requerido.
Guión de entrevista.
Grabadora, cuando el sujeto no tiene inconveniente en que se use.
Tipos de entrevista.
Según la naturaleza de las preguntas y el control que ejerza el entrevistador:

-Dirigida.

El entrevistador plantea una serie de preguntas que requieren de respuestas breves.

Estas preguntas se elaboran previamente y es común que el entrevistador registre respuestas por escrito, junto a cada una de las cuestiones.

-Semidirigida.

Incluye preguntas de carácter más general que las usadas en las de tipo dirigido, con lo cual se espera recabar más información y obtener mayor participación del entrevistado.

-Abierta.
Se plantean solo algunos aspectos acerca de los cuales el sujeto puede dar amplia información, de modo que éste hable la mayor parte de la sesión, en tanto que el entrevistador se limita a hacer algunas observaciones o a plantear otro aspecto.

Tipo de aplicación

Individual. 

Destinatarios.
Esa técnica es una de las versátiles, se puede utilizar prácticamente en cualquier institución; de ahí que mediante entrevistas, permiten conocer las necesidades de capacitación de un puesto determinado (docente, director, supervisor, jefe de Sector).
Así mismo, es una de las mejores técnicas para recoger de directivos, mandos medios y superiores, información sobre síntomas de necesidades, datos sobre el funcionamiento de la institución, y sobre áreas y temas prioritarios.
Se recomienda aplicarla a los actores educativos cuando la concentración  del personal por puesto sea muy baja (tres, cinco, diez o de manera selectiva), y esta técnica resulte más sencilla que otras.

Ventajas.

Da la oportunidad de crear un adecuado clima de comunicación y trabajo, al ofrecer una situación cara a cara en la que el entrevistado puede presentar libremente sus dudas e inquietudes.

Permite vencer algunas resistencias de los sujetos al enfrentarlos a un contacto directo, personal, en el que ellos juegan el papel más importante.

Proporciona la posibilidad de replantear las preguntas y de reorientar el enfoque completo de la entrevista, si se juzga conveniente.

Desventajas.

Es antieconómica para investigar un grupo numeroso de sujetos.

Proporciona en muchos casos opiniones en vez de informaciones objetivas.

Exige del investigador un repertorio de habilidades especializadas, que sólo se adquieren mediante una adecuada capacitación y práctica.

Procedimiento de elaboración de materiales.

Selecciones el tipo de entrevista que usará. 

Determine las áreas generales que desea que desea abordar.

Si manejara entrevista abierta, piense en la estrategia que debe seguir para la presentación de dichas áreas.

Elabore preguntas de tipo general a partir de las áreas ya definidas, si ha escogido entrevistas semidirigidas. Para ello parte de cuestiones que empiecen con palabras como: Qué, Cuál, Dónde, Cómo, Etc.

Analice cada una de las preguntas para determinar alguna ambigüedad que pudiera contener, problemas sintácticos etc. y decida la estrategia de la entrevista. 

A partir de las cuestiones genéricas redacte las preguntas especificas, si desea emplear entrevista dirigida. Esto también lo puede hacer basándose en las áreas generales de investigación. 

En todos los casos prevea con precisión que tipo de respuestas espera de los entrevistados y las posibilidades de que estos presenten algunas objeciones. Prepare la manera en que abordará tales objeciones. 

Procedimiento de aplicación 

-Confirmar con el sujeto.

•Hora

•Sitio de la entrevista

-Preséntese poco antes de la hora estipulada.

-Explique brevemente los propósitos de la entrevista y el tiempo que llevara ésta.

-Aclare las dudas que manifieste el sujeto.

-Plantee una a una las preguntas y tome nota de los aspectos relevantes de las respuestas.

-Reformule las preguntas si es necesario y no pierda el contacto visual con el sujeto por intentar escribir

todo lo que diga.

-Haga un breve resumen de lo tratado en la entrevista, si resulta pertinente. 

-Dé las gracias al sujeto y deje abierta la posibilidad de recurrir nuevamente a él.

Recomendaciones.

-Esté al tanto del tiempo que consume la entrevista y de la actitud del sujeto respecto a la hora; considere el guión de la entrevista si es necesario.

-Procure mantener al sujeto dentro de limites razonables por cuanto al contenido de sus respuestas; plantéele nuevamente las preguntas cuando insista en hablar de otros asuntos.

-Establezca un buen clima de trabajo y logre identificación (rapport) con el sujeto, si es posible.

-Grabe la entrevista en caso de que el sujeto no tenga objeciones si se le facilita tanto el análisis de la información como el manejo de la técnica.

-Revise, de inmediato o a más tardar un día después, las notas que recabó o la grabación, y obtenga las conclusiones de la entrevista.

Habilidades requeridas por el investigador.

Todas aquellas que implica la entrevista:
-Facilidad de expresión.
-Claridad para plantear cuestiones con seguridad personal.
-Manejo de conductas negativas o agresivas.
-Establecimiento de "rapport".

Ésta es una de las técnicas más difíciles de manejar adecuadamente; su aprendizaje requiere de un periodo de adiestramiento supervisado.